Bàn giao, trả xe và kiểm tra
tình trạng phương tiện
Ownima cho phép bạn ghi nhận việc bàn giao phương tiện từ công ty cho thuê cho người thuê, đồng thời ghi nhận việc trả phương tiện sau khi thời gian thuê kết thúc.
Lưu ý: ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này được hiển thị bằng tiếng Anh. Giao diện có sẵn bằng các ngôn ngữ sau: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Thái, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Indonesia và tiếng Việt.
Khi bàn giao ô tô, xe máy, xe tay ga hoặc một loại phương tiện khác, quản trị viên ghi nhận mức nhiên liệu, số km hiện tại, ảnh tình trạng phương tiện, đồng thời xác nhận rằng tiền thuê và tiền đặt cọc đã được nhận.
Điều này giúp công ty cho thuê có lịch sử rõ ràng cho từng đặt thuê. Những ghi nhận này giúp hạn chế tranh chấp với người thuê, xác nhận tình trạng phương tiện tại thời điểm bàn giao, kiểm soát số km, kiểm tra mức nhiên liệu khi trả xe và lưu bằng chứng trong trường hợp có hư hỏng hoặc các tình huống tranh chấp khác.
Để bắt đầu bàn giao phương tiện, đặt thuê phải có trạng thái “Confirmed”. Trong giao diện, các đặt thuê này được hiển thị bằng màu tím.
Nguồn đặt thuê có thể khác nhau: đặt thuê offline được tạo thủ công, yêu cầu từ website đặt thuê của bạn hoặc đặt thuê từ aggregator Ownima trong tương lai.
Phương tiện chỉ có thể được bàn giao vào ngày bắt đầu đặt thuê hoặc sau ngày đó. Nếu ngày bắt đầu đặt thuê chưa đến, thời gian thuê không thể được bắt đầu sớm hơn.
Nếu bạn cần bàn giao phương tiện vào ngày khác, hãy hủy đặt thuê hiện tại và tạo đặt thuê mới cho khoảng thời gian cần thiết.
Lưu ý: không thể chỉnh sửa đặt thuê sau khi đã tạo. Nếu bạn cần thay đổi ngày, phương tiện hoặc các điều kiện quan trọng khác, bạn cần hủy đặt thuê hiện tại và tạo đặt thuê mới. Điều này cần thiết để hệ thống có thể kiểm tra lại tình trạng sẵn có của phương tiện và đảm bảo rằng các ngày đã chọn còn khung thời gian trống.
Dưới đây là quy trình bàn giao và trả phương tiện.
Bước 1.
Bắt đầu thời gian thuê
Tìm đặt thuê cần thiết trên màn hình chính trong phần “Today”.
Bạn cũng có thể mở đặt thuê từ phần “Reservations” hoặc tìm trong phần “Timetable” trên lịch tình trạng sẵn có.
Mở đặt thuê.
Nếu ngày bắt đầu đặt thuê là hôm nay hoặc đã qua, nút “Start rent period” sẽ hoạt động.
Nhấn “Start rent period” để bắt đầu quy trình bàn giao phương tiện cho người thuê.
Bước 2.
Ghi nhận tình trạng phương tiện khi bàn giao
Sau khi nhấn “Start rent period”, màn hình tình trạng phương tiện sẽ mở ra.
Trên màn hình này, bạn cần nhập dữ liệu mô tả tình trạng phương tiện tại thời điểm bàn giao.
Đính kèm ảnh của phương tiện. Bạn có thể chụp ảnh bằng camera hoặc tải hình ảnh lên từ thư viện.
Chúng tôi khuyến nghị chụp ảnh phương tiện từ tất cả các phía, đồng thời ghi nhận riêng các hư hỏng đã có, vết xước, vết lõm, tình trạng nội thất, bảng điều khiển, bánh xe và các chi tiết quan trọng khác.
Bạn có thể đính kèm tối đa 60 ảnh.
Nhập mức nhiên liệu tại thời điểm bàn giao.
Nhập số km hiện tại.
Xác nhận rằng tiền thuê và tiền đặt cọc cho phương tiện đã được nhận.
Kiểm tra rằng tất cả thông tin đều chính xác, sau đó nhấn “Start rent period”.
Sau đó, đặt thuê sẽ chuyển sang trạng thái “Collected”. Điều này có nghĩa là phương tiện đã được bàn giao cho người thuê và thời gian thuê đã bắt đầu.
Bước 3.
Ghi nhận tình trạng phương tiện khi trả
Khi người thuê trả phương tiện, hãy tìm đặt thuê cần thiết trong ứng dụng.
Nếu lịch trả phương tiện là hôm nay, đặt thuê có thể được tìm thấy trên màn hình chính trong phần “Today”.
Bạn cũng có thể mở đặt thuê từ phần “Reservations” hoặc tìm trong phần “Timetable” trên lịch tình trạng sẵn có.
Mở đặt thuê và nhấn “End rent period”.
Màn hình tình trạng phương tiện khi trả sẽ mở ra.
Trên màn hình này, bạn có thể xem các ảnh đã chụp khi bàn giao và so sánh với tình trạng hiện tại của phương tiện.
Nếu cần, hãy thêm ảnh mới vào lịch sử tình trạng phương tiện. Bạn có thể chụp ảnh bằng camera hoặc tải lên từ thư viện.
Nhập mức nhiên liệu khi trả.
Nhập số km hiện tại.
Đánh giá người thuê tích cực hoặc tiêu cực. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm người dùng và lưu lịch sử tương tác với khách hàng.
Bạn cũng có thể để lại đánh giá hoặc nhận xét về người thuê. Hệ thống đánh giá người thuê sẽ được phát triển thêm trong tương lai.
Kiểm tra rằng tất cả thông tin đều chính xác, sau đó nhấn “End rent period”.
Sau đó, thời gian thuê sẽ được hoàn tất và đặt thuê sẽ chuyển sang trạng thái hoàn thành.
Hoàn tất
Bây giờ bạn có thể ghi nhận bàn giao và trả phương tiện
Bạn đã học cách bắt đầu thời gian thuê, ghi nhận tình trạng phương tiện khi bàn giao, thêm ảnh, nhập mức nhiên liệu và số km, xác nhận thanh toán và tiền đặt cọc, sau đó hoàn tất thời gian thuê đúng cách khi phương tiện được trả.
Hãy sử dụng quy trình này cho mọi đặt thuê. Nhờ đó, bạn sẽ có lịch sử đầy đủ cho từng booking: phương tiện được bàn giao khi nào, tình trạng ra sao, số km là bao nhiêu, trong bình còn bao nhiêu nhiên liệu và phương tiện được trả lại trong tình trạng nào.
Điều này giúp bạn kiểm soát fleet, giảm rủi ro tranh chấp với người thuê và giữ cho hoạt động kinh doanh cho thuê được tổ chức rõ ràng.
