Reservasi Walk-in Manual
Berdasarkan Tanggal Rental
Reservasi Walk-in adalah pemesanan yang dibuat secara manual oleh staf kantor ketika pelanggan datang langsung atau melakukan pemesanan melalui telepon. Di antarmuka Ownima yang diperbarui, reservasi dibuat langkah demi langkah: pertama Anda memilih tanggal rental, lalu memilih kendaraan yang tersedia, memasukkan detail pelanggan, dan mengonfirmasi harga akhir.
Catatan: aplikasi tersedia dalam beberapa bahasa: Inggris, Rusia, Spanyol, Portugis, Thailand, dan Vietnam. Nama tombol dan item menu dapat berbeda di setiap versi bahasa. Dalam panduan CRM untuk bisnis rental ini, tangkapan layar diambil dari antarmuka versi bahasa Inggris.
Langkah 1.
Buka bagian “Reservations” dan ketuk “+”
Buka layar utama CRM dan pilih ikon “Reservations” di menu bawah. Ini adalah ikon ketiga dari kiri.
Bagian ini menampilkan semua reservasi yang sedang berjalan dan yang akan datang.
Untuk membuat reservasi baru, ketuk tombol “+” di bagian bawah layar atau tombol “+” di pojok kanan atas.
Jendela “New reservation” akan muncul dengan dua tab: “By dates” dan “By vehicle”.
Pilih tab “By dates” jika Anda ingin mencari kendaraan yang tersedia berdasarkan rentang tanggal rental terlebih dahulu.
Langkah 2.
Pilih tanggal rental
Di tab “By dates”, ketuk “Select dates”.
Kalender untuk memilih tanggal mulai dan tanggal selesai rental akan terbuka.
Ketuk tanggal mulai rental, lalu ketuk tanggal pengembalian.
Rentang tanggal yang dipilih akan disorot dengan warna ungu.
Setelah kedua tanggal dipilih, ketuk “Confirm search” di bagian bawah kalender.
Sistem akan mengembalikan Anda ke formulir, tempat rentang tanggal yang dipilih akan ditampilkan di kolom terpisah.
Ketuk “Next step” untuk membuka daftar kendaraan yang tersedia pada tanggal tersebut.
Langkah 3.
Pilih kendaraan yang tersedia
Pada langkah “Choose vehicle”, sistem menampilkan semua kendaraan yang tersedia untuk tanggal yang dipilih.
Di bagian atas layar, Anda dapat melihat tanggal rental dan harga pesanan yang sudah dihitung.
Daftar berisi kartu kendaraan dengan foto, nama, tahun produksi, dan harga untuk periode yang dipilih.
Pilih kendaraan yang diperlukan dengan mengaktifkan sakelar di sebelah kiri fotonya.
Setelah kendaraan dipilih, tombol “Next step” akan aktif.
Ketuk “Next step” untuk melanjutkan ke detail pelanggan.
Langkah 4.
Masukkan detail pelanggan dan pilih opsi tambahan jika diperlukan
Pada layar “Enter details”, masukkan nama penyewa di kolom “Rider’s name”.
Masukkan nomor telepon pelanggan di kolom “Phone number”.
Detail ini digunakan untuk menghubungi pelanggan dan juga akan ditampilkan di kontrak.
Di bawahnya, Anda akan melihat kolom “Select extra options”.
Ketuk kolom ini untuk membuka daftar layanan tambahan yang tersedia untuk kendaraan yang dipilih.
Di jendela yang muncul, pilih opsi yang ingin ditambahkan pelanggan, seperti asuransi, kursi anak, atau pengantaran.
Setelah memilih opsi, ketuk “Save”.
Jumlah opsi yang dipilih akan ditampilkan pada tombol.
Setelah semua kolom diisi, ketuk “Next step” untuk melanjutkan ke langkah terakhir.
Langkah 5.
Periksa detail akhir dan konfirmasi reservasi
Pada layar “Final step”, periksa ringkasan pemesanan.
Ringkasan ini mencakup tanggal rental, kendaraan yang dipilih, nama pelanggan, opsi tambahan yang dipilih jika ada, dan total harga untuk seluruh periode rental.
Anda juga dapat menambahkan catatan internal di layar ini. Catatan ini hanya akan terlihat oleh staf.
Di bawah ringkasan, waktu standar “Pick-up” dan “Return” ditampilkan.
Jika kendaraan diambil atau dikembalikan di luar jam kerja standar, sistem akan menambahkan biaya tambahan.
Jika Anda menyepakati diskon atau markup khusus dengan pelanggan, Anda dapat menyesuaikan harga akhir dengan mengetuk jumlah di bagian bawah layar.
Jika semua detail sudah benar, ketuk “Confirm reservation”.
Reservasi akan disimpan di sistem, dan pemesanan akan muncul di daftar dengan status “Confirmed”.
Langkah 6.
Pastikan reservasi telah dibuat
Setelah konfirmasi, sistem akan mengembalikan Anda ke halaman “Reservations”.
Reservasi baru akan muncul di daftar dengan tanggal, nama pelanggan, nomor pemesanan, dan harga.
Dari halaman ini, Anda dapat membuka detail reservasi, mengonfirmasi atau membatalkan pesanan, mengubah status, dan mencetak kontrak.
Selesai
Reservasi offline telah dibuat
Anda telah membuat pemesanan berdasarkan tanggal rental dan memilih kendaraan yang tersedia.
Mode ini berguna ketika pelanggan menghubungi Anda langsung atau melalui telepon dan Anda belum mengetahui kendaraan mana yang ingin mereka sewa.
Jika Anda perlu memesan kendaraan tertentu, gunakan tab “By vehicle”. Dalam mode ini, Anda dapat memilih kendaraan dari fleet, mengatur tanggal, dan mengonfirmasi harga tanpa mencari berdasarkan ketersediaan terlebih dahulu.
Catatan: reservasi offline Walk-in tidak dikenakan komisi layanan. Harga dihitung berdasarkan template harga yang dipilih untuk kendaraan tersebut, sedangkan opsi tambahan dan biaya tambahan ditambahkan secara terpisah.
